Kanban

Zapomeňte na multitasking; ten prostě nefunguje. Když vám do doručené pošty padají neustále nové úkoly, je takřka nemožné zůstat soustředěný a efektivní. Pro dosažení dobrých výsledků je nezbytný čas a klidná mysl. Kanban je velmi užitečným přístupem k agilní práci v náročných projektech.


Pokud hledáte způsob, jak si udržet vysokou energii a zároveň vyvážit pracovní zatížení, Kanban vám poskytne výkonný nástroj. Jádrem je Kanban board – tabule, která se skládá ze čtyř segmentů. Zleva doprava jsou to: „backlog“ – zásobník, „to-do“ – úkoly, „doing“ – pracuje se a „done“ – dokončeno. Kanban board je viditelný pro všechny členu týmu a poskytuje jim rychlý přehled. K vytvoření vašeho prvního Kanban boardu toho není potřeba mnoho.

Kanban board - Backlog, To Do, Doing, Done

Začněte s nevyřízenými položkami – „backlog“. Zde shromážděte všechny úkoly, kterým je třeba se věnovat. V tuto chvíli vás nezajímá jejich rozsah, priorita nebo kdo je za ně zodpovědný. V následujícím kroku, tzv. „backlog grooming“, položky v backlogu rozdělte na menší části – přiměřeně velké skupiny úkolů. Správná úroveň granularity je klíčová – úkoly by mělo být možné zpracovat v průběhu jednoho týdne nebo kratší doby.

Nyní vyberte nejnaléhavější úkoly, přesuňte je do sekce úkolů a seřaďte je. Čím vyšší priorita, tím je úkol umístěn výše. Kanban zajišťuje, že se přiměřeně rozsáhlé úkoly konstantně pohybují po jednotlivých částech tabule. Úkoly nejsou jednotlivým členům týmu přidělovány. Každý je zodpovědný za výběr úkolů z horní části „to-do“ sloupce. Tím, že se aplikuje tahový přístup (pull) namísto principu tlaku (push), se lépe rozloží pracovní zatížení.

Když se na úkolu začne pracovat, je přesunut do sloupce „doing“. Tým si také stanoví limit, kolik úkolů může být rozpracováno současně (WIP limit), tedy kolik položek může být maximálně ve sloupci „doing“. Po dosažení limitu WIP nelze začít zpracovávat žádné nové úkoly, dokud není dokončena jedna z právě zpracovávaných položek. Dodržování limitu WIP pomáhá týmu soustředit se. Vnější svět zatím může klidně zcela změnit priority – což ovlivní „backlog“ a „to-do“.

No a konečně, dokončená položka se přesouvá do sloupce „done“ a po určitou dobu zde zůstává (např. dva týdny). Úspěchy týmu tak zůstávají viditelné a jsou zdrojem motivace a energie.

Začít s Kanbanem je snadné

Nejprve musíte definovat cíl vašeho Kanban boardu. Určete, které činnosti budou v rámci Kanban boardu sledovány a které nikoli. Nikdy nevytvářejte tým bez jasného účelu. Přiřazení správných členů týmu ke Kanban boardu je také velmi důležité. Během úvodního setkání objasněte účel všem účastníkům. Vyzvěte každého člena týmu, aby na post-it papírky zapsal alespoň pět úkolů, o kterých si myslí, že by měly být umístěny na tabuli. Poté zatřiďte všechny úkoly do správných sloupců. Nyní jste vytvořili svůj první Kanban board.

Aby to fungovalo

Pro bezproblémovou implementaci Kanbanu do vašeho každodenního podnikání bude důležité stanovit některé základní principy. Kdo bude plnit backlog? V servisní organizaci nebo na zákaznické podpoře to mohou být zákazníci. Je také možné pověřit tím vlastníka produktu (ve vývojovém projektu) nebo všechny členy týmu. Rovněž je nutné dohodnout se na tom, kdo je zodpovědný za rozčlenění nevyřízených položek na úkoly a jejich prioritizaci. Domluvte se na pravidelných krátkých setkáních. Typický stand-up trvá 15 až 25 minut a odehrává se před tabulí a za účasti celého týmu. Během schůzky zkontrolujte Kanban board zprava doleva, počínaje hotovým a postupujte až k nevyřízeným položkám. Zaměřte se hlavně na úkoly, které jsou zaseklé ve sloupci „doing“. Rychle se dohodněte, jak může tým pomoci odpovědnému členovi s úkolem pohnout. Nikdy toto setkání nevynechávejte – určuje rytmus týmové práce.

Udržujte tempo

Kanban potřebuje důkladnou a pravidelnou údržbu, aby mohl rozvinout svůj plný potenciál. První retrospektivní setkání by se mělo konat čtyři až šest týdnů po zahájení. V této facilitované relaci (s trváním mezi jednou a dvěma hodinami) se tým zaměří na to, jak funguje. Všichni členové týmu mají prostor vytvářet nová pravidla pro agilitu a vysoký výkon. Pro další zlepšení a rozvoj potenciálu doporučujeme měsíční retrospektivy v průběhu prvního půlroku od zahájení.

Přínosy

Kanban nabízí některé významné výhody. Je snadno přizpůsobitelný a lze jej použít pro jakoukoli práci. Je vhodný pro dočasné i stálé týmy. Nabízí agilní způsob práce s průběžnými dodávkami a nepotřebuje pevně stanovené sprinty. Funguje s minimální režií. Nepotřebuje žádné dogmatické zavedení nových rolí nebo artefaktů. A v neposlední řadě: Můžete s ním začít okamžitě.

Pro další informace o Kanbanu doporučujeme:

»Agile Project Management with Kanban« Eric Brechner; Microsoft Press; 2015
»Kanban Roadmap – How to Get Started in Five Steps« www.leankit.com
»Agile Retrospectives: Making Good Teams Great« Esther Derby, Diana Larsen; O’Reilly UK Ltd.; 2006

 

Autor: Stefan Posch

 

Článek je součástí Change Magazine 2019