DMAIC seriál, 3. díl: Zakládací listina (Project Charter)

V dnešním článku se zaměříme na Zakládací listinu projektu tzv. Project Charter.

Rád bych dnes upozornil na dva klasické neduhy, které se v projektech, ve spojení s tímto tématem, vyskytují. Prvním z nich je, že se Project Charter nevyplní ihned v úvodu projektu, ale až na jeho konci jako takové nutné administrativní zlo. Takto vnímat Zakládací listinu je samozřejmě chyba, protože se nejedná jenom o obyčejný kus papíru, který bychom mohli považovat za zbytečnou byrokracii, ale má svůj zásadní účel již na konci Define fáze. Hlavním účelem zakládací listiny je odsouhlasit si zadání projektu a ověřit si, že mu všichni členové týmu rozumí. Dále je potřeba nechat tento dokument potvrdit sponzorem nebo šampionem projektu a získat tím mandát k postupu do další projektové fáze. Určitě bych nepodceňoval ani užitečnost Project charteru v oblasti komunikace, protože v úvodních fázích se o projekt bude zajímat širší skupina lidí – stakeholderů a Project charter může být velmi užitečným prostředkem, jakým informace o projektu sdělovat.

A tím se vlastně dostáváme k druhé typické chybě, související se zakládající listinou, a to je její příliš velký detail nebo rozsáhlost. Častokrát se setkávám s tím, že Project charter má až několik stran velmi podrobných definic a informací, což určitě není žádoucí, protože to odrazuje čitatele. Ne každý je ochoten si číst takto dlouhé texty a ani to není nutné. Doplňující informace o projektu se samozřejmě mohou zaznamenávat v jiných projektových dokumentech, ale Project charter by měl mít kompaktní podobu, typicky na jednu nebo maximálně dvě stránky formátu A4. Měl by obsahovat pouze základní informace typu, jak se projekt jmenuje, informace o členech projektového týmu, plánovanou dobu realizace projektu, případně už první informace o tom, co je nebo není v rozsahu projektu, dále informace o tom, jaký je cíl a přínos projektu. To jsou informace, které od zakládací listiny očekáváme a není tedy nutné tvořit příliš dlouhý a komplikovaný text.

Na závěr bych rád doporučil, abyste zakládací listinu nenechávali odsouhlasit pouze ústně, ale raději si vyžádali podpis Project charteru od členů týmu. Tímto získáte informaci o tom, kdo je skutečně zavázán k dodání projektu a kdo případně váhá. Myslím, že z pohledu členů týmu i z pohledu sponzora by to neměl být problém, pokud všichni zadání chápou a souhlasí s ním. Pokud se někdo zdráhá zakládací listinu podepsat, může se tato věc ještě zavčasu diskutovat, můžeme se zeptat jaké jsou důvody a tyto věci uvést do pořádku. Kdybychom na tyto problémy a nedorozumění narazili až později v projektu, může to znamenat značné nepříjemnosti s mnohem horším dopadem.

V příštím článku bych se chtěl zaměřit již na fázi Measure, konkrétně na procesní mapování.

Autor: Libor Čadek, ICG-Capability