12 zásad pro úspěšné řízení změn

Google pro výraz „change management“ zobrazuje 3,5 milionu záznamů. Na Amazonu najdete dokonce až 50 000 knih zabývajících se řízením změn. To je nepřeberné množství poznatků o modelech, nástrojů, případových studií a nespočet rad pro manažery. A přesto dvě třetiny všech pokusů o změnu selhávají. Pokusili jsme se shrnout podstatu úspěšných změnových iniciativ do 12 zásad. Přečtěte si je a zamyslete se, které principy byly ve vašem projektu relevantní, které sami aplikujete, a kterým naopak nebyla věnována žádná pozornost.

 

Probuzení emoční energie pro změnu

Nastartování relevantních transformací vyžaduje silnou energii pro změnu. Ta je generována pozitivním emocionálním zapojením důležitých klíčových osob – poháněna určitým „strachem“ z toho, že nedokážou držet krok s vývojem, nebo touhou po nových řešeních nadcházejících výzev VUCA světa. Emocionální angažovanost a energie pro změnu vznikají především prostřednictvím otevřené komunikace, například přímým dialogem se zákazníky, uživateli, partnery a otevřenou výměnou názorů se zaměstnanci napříč firemní hierarchií.

 

Součinnost „inside and outside the skin” od samého počátku

Úspěšné procesy změny vyžadují pozornost jak k tomu, co je viditelné (outside the skin), jako jsou struktury, procesy, systémy atd., tak i k věcem, které nejsou bezprostředně viditelné (inside the skin), jako je chování, přesvědčení, předpoklady atd. Procesy uvnitř a vně musí probíhat současně a v dobrém načasování, aby se pokrok v obsahovém a psychosociálním vývoji vzájemně obohacoval a pozitivně se posiloval.

 

Rychlé zhmotnění nových věcí

Zkušenosti s úspěchem v krátkém časovém horizontu jsou palivem pro udržitelný rozvoj a jsou důležité ze tří důvodů. Jakmile něčeho dosáhneme ve zvládnutelném čase, náš mozek uvolňuje dopamin. Také učení probíhá pouze prostřednictvím pokusů a omylů a vyhodnocováním získaných zkušeností. Za třetí, krátkodobé úspěchy relevantní pro podnikání poskytují všem skeptikům a vyčkávajícím či lhostejným zaměstnancům důkaz jistoty, že změny jsou smysluplné a proveditelné. Tyto hmatatelné úspěchy mohou přijít prostřednictvím agilních sprintů, rychlých výsledků („Rapid Results“) nebo prototypování nových konceptů. Doporučujeme však obezřetnost před takzvanými rychlými vítězstvími, pokud se jedná pouze o povrchní léčbu symptomů.

 

Utváření významu a inspirace víry v budoucnost

Lidé chtějí být součástí atraktivní budoucnosti. V tomto úsilí mnohé vede sdílený účel, tedy smysl, na jehož základě firma, organizační jednotka nebo projekt stojí. Silné iniciativy změn proto potřebují aktivity, které zapojí klíčové lidi pracující na společném, smysluplném účelu a atraktivní vizi. S plným vědomím toho, že ve VUCA světě vypadá budoucnost vždy jinak, než se očekává, potřebujeme všichni věrohodné a přitažlivé představy o budoucnosti, abychom byli pozitivně naladěni přijmout nové a opustit pohodlí minulých vzorců úspěchu.

 

Pomoc lidem při transformaci

U většiny lidí je mozek naprogramován na osvědčené a známé věci. Nadšení dobrodruzi a divocí inovátoři jsou tedy v menšině. Výsledky výzkumu mozku ukazují, že hrozby plynoucí z nejistoty ohledně budoucnosti, změny známého prostředí nebo sociálního postavení vedou k přehnané emoční reakci v limbickém systému („Bojuj, nebo uteč“). Proto musí efektivní řízení změn vědomě pomáhat vést lidi od starého k novému. Dobré komunikační procesy, vedení a podpora při opouštění starých vzorců a učení se jsou vysoce relevantními opatřeními pro zapojení lidí do projektu změny. Odpor tedy může být také zdrojem, který je třeba dobře využít.

 

Posílení pocitu komunity

Před tisíci lety se lidé organizovali do „kmenů“ a v komunitě hledali bezpečí a ochranu. Pokud lidský mozek vnímá v organizačním prostředí pozitivní společenství, uvolňuje se hormon štěstí oxytocin. Proto je třeba při změnách, stejně jako ve sportu, vytvářet situace, v nichž lze zažít společenství. Jen tak lze dosáhnout vysokého výkonu, překonat výzvy a probudit pozitivní energii. Týmové akce na projektech, teambuildingy s vedoucími pracovníky a zahrnutí všech zúčastněných do významných projektů a událostí, dávají pocit, že jste součástí komunity. Proto by procesy rozdělení nebo restrukturalizace organizačních jednotek, které jsou při změnách často nezbytné, měly být vždy koncipovány s co největší transparentností a citlivostí.

 

Rozvoj dobrovolnictví nabitého pozitivní energií

Hnutí vznikají díky vůdčím myšlenkám a lidem, kterým se daří probouzet touhy, působit jako vzory, a především získávat na svou stranu další přispěvatele. Transformační iniciativy potřebují od samého počátku vnitřně motivované průkopníky, kteří jsou věci oddáni, a nebojí se jít ani proti aktuálně převládajícímu názoru. Kromě toho jsou zapotřebí dobrovolníci, kteří pracují na konkrétních projektech, aniž by mysleli na kariérní růst nebo odměnu, a kteří jsou také ochotni udělat „něco navíc“. Různorodé týmy složené z dobrovolníků jsou základem hnutí změny. Aby mohly v organizačním prostředí fungovat, měl by se změnit i tradiční, autoritativní přístup vedení „shora dolů“ a zaměstnanci by měli být přizváni k účasti na stanovování cílů. Podpořte a motivujte tyto iniciativy, aby se nestaly sektou s „tunelovým viděním“.

 

Odstranění překážek

Změna také znamená odpoutání se od předchozího stavu a odstranění překážek. Aby se nové chování mohlo prosadit, je často nutné uvolnit stávající hranice. Zvláště oblíbené systémy řízení (MbO, plánování a kontrola, kariérní systém atd.) a existující struktury (s vysokou dělbou práce, komise a porady, složitá matice atd.) silně brání smysluplné renovaci. Změna proto znamená také vytvoření nových rámcových podmínek pro udržitelné chování, očištění organizace od pravidel a předpisů a někdy také zahájení radikální strukturální obnovy.

 

Zajištění stabilních prvků

Bez stabilních prvků vytváří změna pouze chaos. Umění efektivní transformace spočívá v tom, že uvádí věci do pohybu, ale zároveň vytváří jistotu prostřednictvím stabilních prvků. Ty jsou nezbytné k tomu, aby se lidé a organizace mohli vydat na cestu obnovy. Příklady stabilizačních prvků při změně jsou: zásady a hodnoty, přitažlivá vize, autenticky jednající lídři, komunikační události, dočasné struktury, stabilní složení týmu nebo několik ústředních pravidel hry. Dobře navržená souhra mezi stabilitou a změnou vyžaduje průběžné procesy reflexe a ochotu vedení vnímat změnu jako proces osobního a organizačního učení.

 

Důsledné vedení

Vedoucí pracovníci přebírají při transformaci ústřední role. Pracovníci top managementu musí mít sami jasno o vizi změny, důsledně reprezentovat budoucí směr a poskytovat potřebnou volnost a rámec. Střední management a vrcholoví manažeři musí být také připraveni se sami učit, rozvíjet své myšlenky a chování a přijímat nové role pro efektivní změnu. Efektivní řízení změn téměř vždy vyžaduje důsledný rozvoj vedoucích pracovníků a koučování individuálního rozvoje klíčových osob, protože vedoucí pracovníci na všech úrovních jsou vnímáni jako měřítko závažnosti změny. Jsou tak plně v centru pozornosti a zároveň se jich změna osobně dotýká.

 

Fungování v „učících se smyčkách“

Sociální systémy nelze přebudovat nebo změnit pomocí přesného projektového plánování. Je nutné jednat v „učících se smyčkách“, které umožňují průběžnou korekci. Je třeba cíleně nastavit intervence a následně důsledně vyhodnocovat výsledky opatření, aby bylo možné na jejich základě nastavit nové intervence. Iniciativy změny potřebují smysluplné ambice a hrubý plán, podle kterého se budou orientovat kratší kroky a průběžně vyhodnocovat konkrétní opatření prostřednictvím revizí a retrospektiv. Plán změn proto není plánem projektu, ale spíše nástinem plánů, které lze pružně upravovat.

 

Stavění na stávajících zdrojích

Rozvoj vyžaduje silné stránky a zdroje, na kterých lze stavět. Každý sociální systém má zvláštní vlastnosti, díky kterým byl v daném prostředí dosud životaschopný. Tyto vlastnosti a klíčové lidské zdroje je třeba si uvědomit a použít je jako zdroj smysluplných změn. Současně je nutné bedlivě sledovat, jaké zdroje budou potřebné ke zvládnutí výzev budoucnosti, aby mohly být v potřebném rozsahu rychle vybudovány nebo získány.

Pokud se chcete dozvědět o zásadách více, zaregistrujte se na bezplatný webinář „12 Principles for Successful Change“